Digital avhengighet

2 kommentarer

I Dagens Næringsliv (13.juli 2012) kan man i D2-magasinet lese om 6 personer som har opplevd seg selv til å ha en skadelig avhengighet av internett. Samtlige har på ulike vis sett seg nødt til å begrense sin egen tilgang til internett. Artikkelen anbefales på det varmeste!

Forsiden på Dagens Næringslivs fredagsmagasin, D2, fredag 13.juli 2012

Samtlige av de intervjuede har opplevd de sosiale mediene som problemet. Hvorfor? Jo, fordi vi er så glad i tilbakemeldinger! Tilbakemeldinger er en positiv ting, det motiverer oss og det gjør oss glade. Problemet er bare om vi blir så glad for disse tilbakemeldingene at vi glemmer alt annet i stadig jakt på mer tilbakemeldinger. Noen forskere mener å ha avdekket at Facebook er mer avhengighetsskapende enn tobakk.

Hva så om vi er avhengige? En av de intervjuede i DN, legen Martin Aasbrenn, har tatt grep med deltagelse på sosiale medier kun annenhver dag i uka. Etter at han innførte dette opplever han at han blir mindre sliten, får lest mer og får mer oppmerksomhet til familien.

Selv har jeg ingen planer om å kutte ut hverken internett generelt eller sosiale medier spesielt. Jeg har imidlertid veldig tro på at det er sunt med en aktiv holdning til å begrense i hvilken grad man tar imot digitale input. Vanlige arbeidsdager tilstreber jeg å håndtere e-post i dedikerte økter. Annenhver time, eller sjeldnere. Sosiale medier styrer jeg i stor grad unna om arbeidsdagen, og koser meg heller med det enten tidlig morgen eller ettermiddag/kveld. Men også da trengs det tydelig begrensning. Jeg sammenligner ofte Twitter med å gå på pub: Mange hyggelige mennesker, gode samtaler og mye støy. Trivelig sted å være av og til, men ikke et sted man kan være hele tiden.

Tar du grep for å begrense din internett-tid?

Foredragstwittring: Skjerpet fokus – ja takk, distraksjon – nei takk

28 kommentarer

Den glimrende kronikken om tilgjengelighetens tyranni fra Cecilie Thunem-Saanum ga opphav til en liten twitterdebatt om foredragstwittring. Twitter har sine begrensninger som debattforum, så jeg må utdype litt.

Først la meg avklare hva jeg legger i begrepet «foredragstwittring». I dette begrepet legger jeg høyfokuserte twittring av kondensert «visdom» fra foredraget. Å twittre om andre ting, eller lese om andre tema i twitter-feeden er ikke foredragstwittring.

Image

Eksempel på foredragstweet

Det hele startet med diskusjon om multitasking. I min bloggpost for Tidsskrift for den norske Legeforening, har jeg jo skrevet at multitasking ikke er mulig. Multitasking da forstått som bevisst utføring av to eller flere forskjellige oppgaver samtidig, oppgaver som krever aktive og bevisste valg. I forhold til foredrag, blir spørsmålet mer om man kan ha oppmerksomheten sin to steder samtidig. Svaret er fortsatt nei. Vi har bare én innkanal. Om du fortsatt er i tvil, så kan du jo forsøke følgende: Sett Abba på stereoanlegget og Red Hot Chili Peppers på PC’en. Hvilken musikk hører du? Enten hører du bare støy, eller så velger du den ene og lar den andre være støy i bakgrunnen.

Men vent litt… vi kan jo høre et helt symfoniorkester med mange forskjellige musikkinstrument, og likevel høre det som vakker musikk. Kan vi likevel ha oppmerksomheten vår flere steder? Nøkkelordet her er kontekst. Problemet med forsøk på multitasking er at man må skifte kontekst når man skal utføre en ny oppgave. Flyttingen mellom kontekster stjeler tid, energi og fokus. Jo hyppigere kontekst-bytter, jo mer ressurser bruker du på selve byttingen. I et symfoniorkester spiller alle instrumentene i samme kontekst, og det hele danner et vakkert lydbilde.

Hvordan kan vi overføre denne metaforen til spørsmålet om foredragstwittring? Å foredragstwittre som definert ovenfor betyr ikke at vi skifter kontekst. Når du hører et foredrag om moderne arkitektur og fanger opp et gullkorn du vil dele, så befinner du deg fortsatt i en kontekst av kunnskap om moderne arkitektur. Å twittre slik direkte fra et foredrag kan sammenlignes med å ta foredragsnotat. Forskjellen er at du deler det med andre i sann tid, og du er ekstra årvåken for å klare å trekke ut essensen av det foreleser snakker om. Foredragstwittring er altså ikke multitasking. Nå er jo ikke multitasking mulig, men foredragstwittring behøver altså heller ikke bety uheldig kontekstskifte.

For foreleser kan det likevel være frustrerende. En tilhører som «forsvinner» ned i sin smartphone, gir ikke inntrykk av å følge med. Dette er også ekstremt synlig for foreleser. Et grep – om ikke annet for at man kan tenke positivt rundt tilhørernes tilsynelatende fokus annet sted – er å åpne foredraget med f.eks. følgende: «Det er bare hyggelig om dere vil twittre fra foredraget mitt. Bruk gjerne hashtag #innbokskontroll, så finner jeg og de andre igjen tweetsen etterpå slik at vi kan fortsette dialogen.» Så kan man kanskje – med glimt i øyet – tilføye: «Det er bare twittring om foredraget som er greit. Jeg går inn og sjekker etterpå hva dere har twittret om ;)» Når du har levert denne innledningen, så velg å se på alle hodene som forsvinner til sin smarthpone som ivrige delere av ditt budskap. Det behøver ikke være sant, men du trenger da i alle fall ikke å irritere deg over det.

Skal du som tilhører twittre om foredraget, så gjør det, men gjør bare det! Begynner du å sjekke newsfeed, svare på andre meldinger, facebooke etc. etc., så velger du vekk foredraget. Foredraget kjedelig sier du? Vel, det blir fort kjedelig hvis du fjerner oppmerksomheten din fra det som blir sagt og dermed mister tråden.

Twittrer du fra foredrag? Holder du i såfall fokus? Er du foredragsholder? Klarer du å se positivt på tilhørere som bruker smartphone under foredraget?

Kalendermal 2013 med ukenr – i Google dokumenter

Legg igjen en kommentar

Til visse typer kalendere syns jeg regnearket i Google dokumenter egner seg bedre for kalendermal enn rene kalenderprogram som Google kalender. Regngearket gir bedre oversikt f.eks. over arbeidsturnuser, vaskeliste for trappeoppgangen eller som symptomdagbok.

Som i fjor har jeg laget en kalendermal for neste år, altså for 2013, som er fritt tilgjengelig her. NB! For å gjøre kalenderen skrivbar for deg selv, lag en kopi. Klikk «fil», deretter «lag en kopi». Du kan senere endre tittel, og evt. legge til de du ønsker å dele din kalender med.

Du kan også legge til flere kolonner.

Skulle du ønsker kalendermalen for 2012, klikk her.

Klikk «fil» -> «lag kopi» for å gjøre regngearket tilgjengelig slik at du selv kan skrive i det

Multitasking – hvorfor man får mindre gjort

Legg igjen en kommentar

Jeg har gjesteblogget hos Tidsskrift for den norske legeforening, og skrevet om multitasking. Å være bevisst at vi mennesker faktisk ikke er i stand til å multitaske, kan gi mindre stress og mer produktivitet. Les hele bloggposten her.

Bruke innbokskontroll på utboksen?

9 kommentarer

Noe av det første man legger merke til etter å ha tatt i bruk innbokskontroll, er at mange andre mangler nettopp innbokskontroll. Du sender i vei e-poster, men får ikke svar. Dette gir kommentarer som Nancy Hessen kom med på Twitter nylig:

Jeg har tidligere tatt opp dette i bloggposten   hvordan følge opp saker som henger på andre og i omtale av boomerang.

Når du er avhengig av å få svar på en e-post for å få løst din oppgave, trenger du altså å få oppgaven tilbake i innboksen på et tidspunkt i tilfelle den du har sendt e-post til ikke svarer. Her er tre mulige strategier for det:

blindkopi til deg selv av utgående e-post. Oppgaven ligger i innboksen umiddelbart og blir liggende der til du kan fjerne den. Ulempe: Det kan være en stund til du kan forvente svar og kan begynne å purre. I mellomtiden ligger kopien av e-posten i innboksen din og forstyrrer oversikten din der. Dersom du er flink til å forholde deg til mapper utenom innboksen regelmessig, kan du velge å samle disse oppfølgingsmailene i en egen mappe du går gjennom regelmessig (ukentlig?).

bruk boomerang. Oppgaven kommer tilbake til innboksen din hvis du ikke får svar innen den tiden du definerer. Ulempe: grativersjonen av boomerang tillater bare 10 meldinger per måned.

legg memo i kalenderen («følg opp foredragsavtale») fram i tid med e-post påminnelse til deg selv. Ulempe: Mye tasting for å få lagt inn memoet.

På foredrag for Norsk Tipping nylig, ble også temaet «oppfølging av e-poster du har sendt» diskutert. En av deltagerne imponerte med sitt system. Hun forholdt seg til sin Sent Mail som til en innboks. På slutten av hver dag gikk hun gjennom sine sendte e-poster og arkiverte eller slettet de hun kunne gjøre det med. De e-postene hun ventet på svar på lot hun ligge i Sent Mail til hun hadde fått svar. Gikk det tid, purret hun. Med andre ord forholdt hun seg til Sent Mail slik jeg forholder meg til innboksen. Denne dama hadde naturligvis også full kontroll i innboksen sin.

I øyeblikket ikke innbokskontroll i Sent mail

Tanken er slett ikke dum. Jeg tror jeg selv vil ta denne metoden i bruk. I hht. definisjonen av en innboks («et sted der uløste oppgaver samles») er jo Sent mail et slik sted all den tid noen av dine utgående e-poster trenger din oppmerksomhet hvis du ikke får svar. De tre teknikkene jeg presenterte øverst er vel egentlig ikke mindre arbeidskrevende enn å kjapt jobbe seg gjennom Sent Mail en gang om dagen. Dette er i alle fall en sikker metode for å unngå at oppgaver glemmes.

I øyeblikket har min Sent Mail over 13.000 e-poster, så skal jeg ta dette i bruk må jeg først kjøre en quick-fix på den mappen.

Hvordan følger du opp e-poster du ha svar på?

E-post fyller 40 – hvorfor er det ingen som feirer?

1 kommentar

I disse dager fyller e-post som kommunikasjonskanal 40 år. E-post har gitt oss en lynrask måte å formidle mye og presis informasjon til nøyaktig de menneskene vi ønsker. Hva er galt med det? Svaret ligger først og fremst i disse to forhold:
– information-overload
– lukket natur uten deling av kunnskap og informasjon

Mange hevder e-post lider av midtlivskrise da stadig færre ungdommer bruker e-post og da problemene med e-post for bedrifter og organisasjoner blir stadig tydeligere. Sjefen i det franske IT-firmaet Atos har blitt verdensberømt etter å ha gått i spissen for en «no e-mail policy» i sitt firma.

Noen vil huske bloggduellen om e-post mellom meg og Eirik Hafver Rønjum. Siden duellen min med Rønjum innrømmer jeg gjerne at jeg har beveget meg noe i mitt syn på e-post. Primært ser jeg tydeligere at problemet med manglende deling er den største ulempen med e-post. Ved bruk av e-post blir ikke spørsmål og diskusjoner i en organisasjon søkbare og tilgjengelige for resten av organisasjonen. Man kan oppnå deling ved å sende  «to all», men det fører til overfylte innbokser og informasjonskaos for den enkelte. Et intranett med åpne diskusjonforum/nyhetsstrømmer/mikroblogger vil i mye større grad komme hele organisasjonen til gode.

Her ville deling på intranettet vært bedre

La meg likevel raskt skyte inn at jeg fortsatt mener fordelene med e-post med god margin overstiger ulempene, og at jeg tror e-post vil overleve også de neste 40 år. Jeg ser det likevel ikke som et enten eller, men som et både og. E-post er uovertruffent til kommunikasjon på tvers av organisasjoner. Intranett bør i mye større grad brukes innad i organisasjoner.

Problemet med irrelevant informasjon på e-post blir ikke større enn man lar det få bli. Det tar angivelig bare 3 sekund å skumme gjennom, ta stilling til og så slette en e-post. Med andre ord kan man kvitte seg med 100 irrelevante e-poster på 5 minutt. Det største problemet med irrelevant e-post er om man lar seg avbryte av all den innkommende e-posten. Å håndtere e-posten i dedikerte økter for så å stenge varsling om ny e-post den mens man jobber med andre ting er et nøkkelgrep om man skal holde hodet over vannet i informasjonsfloden.

Bloggeren Bjørn Hopland skriver glimrende om hvorfor e-post fortsatt vil overleve. Frihet for sender og mottager til å kunne velge tidspunkt for skriving/lesing er et av de viktigste argumentene for e-post. En privat innboks der du har kontroll med løste/uløste oppgaver som du vet ligger der trygt, er et annet. Behovet for en slik tydelig definert liste over hva du ønsker/må følge opp vil ikke bli mindre med årene etterhvert som informasjonsstrømmen øker. Om denne listen kalles «e-post innboks», «mentions» på twitter, intranett eller andre sosiale medier er egentlig underordnet. Det viktigste er at du selv har en bevissthet rundt hvor du holder oversikt over dine uløste oppgaver, og at du til de du samarbeider med formidler hva som er din trygge innboks. Innbokser vil fortsatt bli håndtert best med innbokskontroll.

Dårlig innbokskontroll eller bare dårlig dømmekraft hos Audun Lysbakken?

6 kommentarer

Mange har oppfordret meg til å tilby statsråd Audun Lysbakken hjelp med innbokskontroll etter siste tids avsløringer rundt uheldig tildeling av midler til selvforsvarskurs. Bl.a. hevdet Lysbakken at all dokumentasjon var lagt fram for Stortinget, mens det senere viste seg at flere e-poster angående saken ikke var lagt fram. Lysbakken skyldte på dårlig søk, og vil engasjere eksperthjelp for å sikre at all relevant kommunikasjon kommer fram.

Faksimile fra aftenposten.no

Det virker utvilsomt klossete at en minister (med hjelpere) ikke raskt kan legge fram relevant kommunikasjon i en slik sak. Men er det dårlig innbokskontroll? Ikke nødvendigvis, men trolig.

Innbokskontroll handler om å ha få meldinger i sin innboks og kontroll med at oppgavene der blir gjort i tide. Lysbakken har da vitterlig håndtert saken om støttetildeling til selvforsvarskurset, og følgelig gjort oppgaven. At han utførte dårlig dømmekraft og utførte oppgaven dårlig, er en helt annen sak. Da Lysbakken håndterte saken i første omgang anså han seg trolig som ferdig med saken (så feil kan man ta) og strøk den fra oppgavelisten/innboksen sin. Problemene oppstår nå når han skal finne igjen relevant korrespondanse i arkivet, altså hans system for referanseinformasjon.

Skal innbokskontroll fungerere, er du avhengig av å stole på arkivet ditt. Du må raskt flytte ferdighåndtert e-post fra innboksen til arkivet. Som minister må du trolig gjøre noen ekstra krumspring ved slik arkivering for å sikre at e-posten blir journalført skikkelig i hht. kravene om offentlige postjournaler i departementene. Jeg håper Lysbakken har hjelpere han kan delegere praktiske arkiverings- og postjournalføringsrutiner til når postmengden blir uoverkommelig for ham alene, noe den sikkert blir.

Gode arkiveringsrutiner med enkle metoder for å finne igjen relevant e-post er altså en del av innbokskontroll-metodikken. Slik saken fremstilles nå er det noe grunnleggende galt med enten måten statsråd og hjelpere tilnærmer seg arkivet på, eller med systemene som brukes i departementet. Innbokskontroll forutsetter både riktige system og riktig bruk av systemene.

Vi kan altså nesten slå fast at Lysbakken har dårlig innbokskontroll, og da primært i forhold til orden og riktig tilnærming til referanseinformasjonen sin. Når jeg tar det lille forbeholdet med «nesten slå fast», skyldes det jo et siste ubehagelig alternativ: Lysbakken har stålkontroll med både oppgavestrøm og referansearkiv, men har bevisst holdt tilbake informasjon for offentligheten. La oss håpe så ikke er tilfelle.

Innbokskontroll i kreative yrker

3 kommentarer

Folk i kreative yrker møter ofte mitt budskap med lett overbærenhet der de sier at «vi i kreative yrker er altfor impulsive og lite strukturerte til å kunne innordne oss slike rigide system». Når jeg så går de litt nærmere inn på hvordan de faktisk organiserer arbeidsdagen sin, viser det seg at de kanskje har mer nytte av tilnærmingen enn de fleste andre. Spesielt er det av betydning for kreative å skjerme seg mot avbrudd, slik at man ikke til stadighet blir revet ut av den konteksten man kanskje er dypt inne i i forbindelse med en kreative prosess.

Trygg innboks gir rom for kreativitet og impulsivitet

Innbokskontroll gir deg bedre oversikt over uløste oppgaver, mindre tidsbruk på e-post og færre avbrudd. Det krever ingen nye programmer, ingen nye lister som skal føres, ingen nye oppgaver. Med en trygg innboks vil du få mer rom for kreativitet og impulsivitet da du kan stole på at trivialiteter og stress-genererende oppgaver ligger trygt i innboksen.

Onsdag 22.februar gleder jeg meg til å gi Kreative Søre Sunnmøre en kortversjon av foredraget om innbokskontroll på Nabolaget café i Volda. Kreative Søre Sunnmøre er en gruppe som har blitt til etter initiativ fra Vest-norsk filmsenter, og hvor folk i kreative yrker møtes, danner nye bekjentskaper og utveksler erfaringer. Gruppen har hashtag #kreativesore på Twitter.

Google Alerts – din egen søkeagent som leverer rett til innboksen

1 kommentar

Liker du å følge med på om det skrives noe nytt om deg? Om firmaet ditt? Om kommunen din? Om faget ditt? Om produktene dine? Om boka di? Endeløs surfing rundt på nettsteder for å sjekke er heldigvis ikke nødvendig. Google alerts gjør jobben automatisk.

Alle kan google, men vi gidder jo ikke å gjøre det hver dag. På http://alerts.google.com/ kan du lagre flere søk som så blir levert til deg på e-post hver gang det postes noe nytt som inneholder søkeordet. Selv har jeg for eksempel lagt inn «Innbokskontroll» som søkeord. Om noen skriver om innbokskontroll får jeg vite om det, noe som selvsagt er nyttig for meg.

Kanskje dette tipset kan spare deg for litt surfetid?

Hvordan organisere mappene i e-postarkivet?

9 kommentarer

Grunnprinsippet i innbokskontroll er at kun uløste oppgaver skal ligge i innboksen. Resten skal slettes eller arkiveres. Mange spør meg da om hvordan arkivet bør organiseres.

Den gode nyheten er at det ikke er så nøye med hvordan du gjør det. Viktigste redskap for å finne gammel e-post er uansett søket i e-posten. Moderne søkemotorer er så kraftige at du lett vil kunne avgrense søket slik at du finner akkurat den meldingen du er ute etter. Faktisk blir det hevdet at du bruker 3,4 x så lang tid på å finne en e-post (kilde: Baydin’s «Revive your inbox» kurs) ved å bla deg fram gjennom en mappestruktur sammenlignet med å bruke søk. Det viktigste er og blir at du fjerner håndterte oppgaver fra innboksen, så kan arkivet organiseres mer tilfeldig mens du gjør deg til venn med søkemotoren.

At søket er viktigere enn mappestrukturen blir også drøftet i denne bloggposten fra administrerende direktør i Microsoft Norge, Hege Skryseth.

For mange er denne erkjennelsen befriende. Bare det å tenke ut en mappeorganisering kan være krevende. Du prøver å gjenskape i mappestrukturen den måten du selv sorterer informasjon på. Men ettersom sammensetningen og mengden av informasjon stadig endres, vil også måten du sortere den på endres, og dermed blir mappestrukturen utdatert. Denne problemstillingen fikk vi belyst i filmen  High Fidelity fra 2000:

Dick: I guess it looks as if you're reorganizing your records. 
What is this, though? Chronological? 
Rob: No... 
Dick: Not alphabetical... 
Rob: Nope... 
Dick: What? 
Rob: Autobiographical. 
Dick: No fucking way.

 

I G-mail kommer man et stykke lenger ved at man bruker etiketter i stedet for mapper. Det åpner for at samme e-post kan ha flere etiketter, og dermed bli funnet ved hjelp av flere ulike sorteringsmåter. Å tildele mange etiketter kan fort ta mye tid. Heldigvis er det sånn i G-mail at nye meldinger i en allerede merket tråd tildeles etikettene fra den opprinnelige tråden, og dermed kan arkiveres med ett-klikk.

For mange vil det mest hensiktsmessige være å ha to mapper: Innboks og Arkiv. Selv syns jeg ikke man kommer helt utenom en mappe-/etikettstruktuer. Jeg er glad i å lage mange etiketter i G-mail, gjerne en egen etikett for små og avgrensede prosjekt der jeg trenger å ha oversikt over alt som er skrevet om saken. Andre etiketter er de som ikke kan fanges opp av et søk alene. Som f.eks. «En gang kanskje», eller «Ferietips». Som regel er det likevel søkemotoren jeg bruker når jeg skal finne spesifikke meldinger.

Hvilken mappe-/etikettstruktur foretrekker du?

 

Older Entries