De fleste jeg snakker om innboks med for første gang, har mange hundre meldinger, gjerne flere 1000, i sin epost-innboks. Noen bruker skillet mellom uleste og leste (det tror jeg ikke er lurt) for å beholde kontroll. De fleste har en opplevelse av at de har for mange meldinger der.

Hvordan får man kjapt orden på dette?

Det viktigste er å endre tankegangen din om innboksen. Den største feilen mange gjør er å beholde en epost i innboksen fordi eposten er betydningsfull og at man kanskje får bruk for den en dag. Behold kun eposter som krever handling fra deg i innboksen. Alle de andre arkiverer du, eller sletter. For å komme seg i rute med en slik tankegang kan du gjennomføre en quick-fix:

1. Lag en mappe eller en etikett (G-mail) som heter «gammel innboks».

2. Flytt alle meldingene du har i innboksen over i den nye mappen. Disse meldingene er ikke borte!

3. Flytt evt. tilbake de meldingene du vet krever handling fra deg tilbake i innboksen

4. Fra nå av, se på innboksen som en oversikt over uløste oppgaver. Alt som ikke er en oppgave for deg, skal du enten slette eller arkivere. Husk at det å arkivere ikke betyr at meldingen er borte for godt! Alle epost-program, enten online eller offline, har så gode søkemuligheter at du raskt finner den fram igjen hvis du trenger den.

5. For å leve opp til pkt. 4, må du skille mellom oppgaveinformasjon og referanseinformasjon. Mail som du kanskje trenger informasjonen i, men som ikke krever handling fra deg, må arkiveres og ikke bli liggende å forstyrre i innboksen.

6. Mailer som krever handling fra deg, gjør du uten utsettelse.

Frykten for å glemme bort en oppgave, eller gå glipp av viktig informasjon, gjør at mange vegrer seg for å fjerne (slette/arkivere) mailer fra innboksen. Denne frykten gjør at det hoper seg opp mail i innboksen. Da mister man oversikten over mailene i innboksen, og det man ønsket å unngå er nettopp det som skjer: Oppgaver glemmes bort og man går glipp av viktig informasjon.

Klarer man å holde størrelsen på innboksen nede, oppnår man man å ha en trygg innboks. Det er en befriende følelse. Da kan man selv putte oppgaver i innboksen (jeg sender ofte mail til meg selv) og vite at oppgavene ligger der trygt. De blir tatt hånd om. Når de uløste oppgavene ligger trygt et sted, slipper man å tenke på dem hele tiden, og kan i stedet unne seg å nyte langsom tid.

Hvor mange e-poster har du i innboksen din?