Kalenderkontroll

Kalenderen er viktig referanseinformasjon. Den er ikke en innboks (innboks = samling uløste oppgaver). Her er 5 tips jeg selv er helt avhengig av for at kalenderen skal fungere optimalt:

1. Gullstandarden ligger i skyen

Nettbasert lagring er vesentlig for å sikre universell backup, og en gyldig versjon. Ikke gjør deg avhengig av hvilken dings du kikker på kalenderen din fra. Om jeg mister min iphone eller laptopen får virus, så er kalenderen likevel sikret. Selv bruker jeg google calendar og er godt fornøyd med den. Den er fortløpende synkronisert til min iphone. I tillegg kan jeg dele kalenderen min med de jeg måtte ønske, for eksempel ektefelle og arbeidskolleger.

Dårlig brukergrensenitt på Iphone. Kanskje derfor jeg er avhengig av e-postmemo for å huske ting?

2. E-postmemo til innboksen

Av en eller annen mystisk grunn har jeg aldri klart å gjøre det til en vane å kikke på kalenderen min daglig. For å sikre at jeg husker avtaler, legger jeg derfor alltid inn e-postvarsel på avtaler jeg ikke kan tillate meg å glemme. E-postvarsel kvelden før møter på dagtid, eller på dagtid før møter på kveldstid. Med google calendar kan jeg lage så mange kalendere jeg vil. Den som viser hvor jeg skal være synkroniseres til min iphone, mens jeg har en egen memo-kalender der jeg legger ting jeg bare skal huske å gjøre.

3. Forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen

Selv om min iphone-kalender står i kontinuerlig synk til min google calendar (som er gullstandarden) er jeg forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen. Dette fordi jeg da ikke får krysset av for e-postvarsel. Om jeg sitter på et møte uten laptop tilgjengelig og vi har avtalt tid for neste møte, sender jeg e-post til meg selv i stedet for å legge det direkte inn i iphone-kalenderen. Dette for å heller senere legge det ordentlig inn i google-kalenderen der jeg sikrer varsling. Kanskje man med android-telefon kan legge inn e-post varsling direkte?

[Tilleggskommentar: Takket være tips fra Ottar Grimstad, har jeg nå funnet iPhone-appen Calengoo. Den er testet og fungerer utmerket, også til å legge inn nye avtaler med e-postvarsel.]

4. Ukentlig gjennomgang med den jeg bor sammen med

Hver søndag kommer det en e-post til meg med påminnelse om ukentlig gjennomgang. I løpet av søndag kveld setter jeg og min kone oss ned og går gjennom kalenderen. Selv om hun har tilgang til min kalender og kan kikke på den når hun måtte ønske, gir det en god mulighet til å både minne seg selv på ting, og å planlegge den kommende uka.

5. Flyreiseinformasjon direkte til kalender

Med konto hos f.eks. www.tripit.com kan du enkelt få informasjon fra flybilletter direkte inn i kalender. Når jeg har bestilt flybilletter og får info om reiserute etc. på e-post, kan denne e-posten helt enkelt videresendes til plans@tripit.com som sørger for at reisedetaljene med nøyaktig tidspunkt, flight nr etc. legger seg pent og pyntelig direkte inn i min google calendar.

Innbokskontroll for NRK: Hva med HASTER-HASTER-VIKTIG-VIKTIG?

Har i dag holdt foredrag for ansatte i NRK Nye medier i dag. Takk til en engasjert forsamling med mange relevante spørsmål!

Spesiell utfordring i NRK: Sendekritiske spørsmål som må besvares raskt – hvordan får man formidlet dem? Jeg fastholder at e-post bør reserveres til spørsmål med mer langsom puls, og at man må bruke andre kanaler (internt meldingssystem, sms, telefon) for ting av typen HASTER-HASTER-VIKTIG-VIKTIG. Det vesentlige er likevel å ha en avklart holdning innad i organisasjonen slik at det blir felles forventninger til akseptabel responstid.

Spennende for en landsens gutt å besøke Marienlyst for første gang. I tillegg til størrelsen har NRK en spesiell utfording knyttet til hastegrad ved formidling av informasjon. Ting kan være "sendekritisk"

Å la alle kanaler stå åpne med varsling av nye elementer, genererer svært hyppige avbrudd. Å tillate avbrudd ødelegger fokus, noe som gjør at du får gjort mindre og kan svekke kvaliteten på det du gjør.

Mitt råd er derfor å ta en skikkelig intern runde på hvilken kanal man alltid skal være tilgjengelig på for ting som virkelig haster, og med dette gi de enkelte mulighet til å skjerme seg for langt flere avbrudd.

Innbokskontroll på 7 minutter – se video

Under Webdagene 2011 hadde jeg både workshop på to timer og personlig 1:1-coaching med deltagere som ønsket det. I tillegg fikk jeg presentere innbokskontroll på 7 minutter under foredragsserien “5 kjappe”. Det er selvsagt for kort tid til å kunne gi en fullgod innføring i metoden, men mange poeng kom fram. Se videoen og presentasjonen her: http://webdagene.no/sesjoner/ta-kontroll-over-innboksen/

Blir man stresset av full innboks?

De fleste har full innboks, de færreste av dette tenker på dette som et problem. De er jo vant til at det er slik. Hvorfor maser jeg da om at det gir mindre stress å ha innbokskontroll?

Stress er alarmsystemet som setter kroppen i beredskap for å møte fare. Dette alarmsystemet er tilpasset vårt liv som steinaldermennesker der man kom seg ut av fare ved å enten flykte eller slåss. Hvilke farer står vi overfor i dag? Å ikke få gjort det man skulle ha gjort innebærer et ubehag for de fleste. Jo større gapet er mellom det vi faktisk får gjort og det vi skulle ha gjort, jo større blir ubehaget. Når vi mangler oversikt over hva vi skulle ha gjort, oppleves gapet som enda større. Det er tanken på uløste oppgaver som gir deg stress. Å skaffe seg oversikt over de uløste oppgavene er første skritt for å få de gjort.

Nøkkelspørsmålet er altså: Hvor har du oversikt over dine uløste oppgaver?

E-post innboksen er et kraftfullt verktøy til å skaffe deg oversikt over de uløste oppgavene. Svært mange oppgaver kommer til oss i form av en e-post. Ved å kun la e-post som krever handling fra deg bli liggende i innboksen har du en god oversikt over uløste oppgaver. Slett eller arkiver all annen e-post!

Denne metoden betyr ikke at du skal gå tungt inn og gjennomarbeide hver eneste e-post som kommer inn, slett ikke! Blir det for mange oppgaver må du prioritere vekk noen. Men det bør du gjøre som et aktivt valg, og ikke tilfeldighetene styre.

Det er tanken på uløste oppgaver som gir stress, ikke å utføre oppgaven i seg selv. Han som hadde ambisjon om å plukke 15 kurver jordbær er ved arbeidsdagens slutt mer stresset enn han som bare ville plukke 5. Dette selv om begge har jobbet like mye.

Send e-post til deg selv – husk alt!

De som tar i bruk innbokskontroll trekker ofte fram “e-post til meg selv” som det som gir de mest ved metoden. Når innboksen er trygg (trygg innboks = det som havner i innboksen blir håndtert i tide) er den et glimrende sted å ta vare på ting du skal huske eller plutselige idéer. Det kan være du er på byen og låner 200 kr av en veninne du gjerne vil huske å betale tilbake, eller du kan være på vei hjem fra jobben og komme på noe du skulle ha gjort der og som du må huske til i morgen. Listen over mulige eksempler er uendelig.

Forutsetningen for å enkelt kunne sende e-post til seg selv er naturligvis at du har e-post programmet for hånden. Med smartphone er det aldri langt unna. Med egen app for akkurat dette formålet er muligheten for en rask e-post til seg selv enda nærmere. Fred-R Skau-Nilsen tipset meg om android-appen Email To Self som fikser dette.

Tre apper for rask e-post til deg selv på iPhone

Selv er jeg iPhone-bruker og har meget kjapt testet de 3 appene jeg fant for dette.

1. Mail Myself! (7 kr). Testvinner. Åpner iPhone sitt eget mailprogram med ferdig utfylt adressat (deg selv), klar til skriving. Du får ikke sette standard tittel på meldingen, men til gjengjeld kan du da la det du skulle huske stå som tittel. Når du er ferdig med meldingen står du i innboksen på iPhone sin innebygde e-post klient.

2. MailMe Text (14 kr). Dyrere, og etter min mening litt dårligere. Det åpner seg en egen mail-klient, ikke iPhones egen. Du setter standard tittel på meldingen, og skriver så det du skulle huske som innholdstekst. Når du er ferdig kommer det opp et litt irriterende vindu med mulighet til å skrive enda en ny melding, noe du sjelden har bruk for ved slike impuls-mailer.

3. Mail Myself (gratis). Gratis, men jeg fikk det ikke til å fungere. Brukte ikke mer enn ett minutt på å prøve, men mer tid burde det da heller ikke ta.

Hele forutsetningen for at dette skal fungerer er altså at innboksen din er trygg. Da har du til gjengjeld et kraftfullt verktøy for å huske alt – alltid.

Webdagene 2011: Når krever kunden svar på e-post?

I forrige uke møtte jeg en rekke “webhoder” under de årlige Webdagene arrangert av Netlife Research. Jeg holdt både workshop og et 7-minutters foredrag. I pausene hadde jeg stand med “lyncoaching”, noe flere benyttet seg av.

Foredrag under Webdagene 2011. Foto: Eirik Helland Urke

Et viktig ledd i metoden innbokskontroll er å stenge e-post varslingen for å unngå avbrudd og sikre bedre fokus i arbeidet. Til gjengjeld anbefaler jeg at man heller jobber intensivt og fokusert med e-post i dedikerte økter i løpet av dagen. F.eks. kl. 8, kl.10, kl.12, kl. 14 og kl.16.

Dette punktet fikk jeg en hel del innvendinger imot.

De fleste oppgir at dette er vanskelig av hensyn til kundene. Kundene blir mer fornøyd jo raskere de får svaret. Dette er utvilsomt riktig, men hvor rask er “raskt”? Svar i løpet av to timer må vel selv den største grinebiter av en utålmodig kunder si seg godt tilfreds med? Er man inne i en veldig aktiv pågående prosess med en spesifikk kunde, kan det være påkrevd med raskere svar. Fortsatt vil jeg hevde at dedikert e-post økter er det beste, men kanskje kan man da justere frekvensen til 1 gang i timen, heller enn annenhver time.

Matias L'Abée-Lund får forklart prinsippene for innbokskontroll i en pause

En annen av møtedeltagerne (ikke Matias på bildet) påberopte seg at h*n var godt i stand til å multitaske og at h*n var mer enn godt nok i stand til å motta e-post samtidig som h*n gjorde andre ting. De fleste er jo i stand til dette – det er jo tross alt slik flertallet gjør det i dag (personlig observasjon). Spørsmålet er likevel om disse – uansett hvor flinke de er – har et potensiale til å bli enda flinkere. Multitasking er ikke kognitivt mulig. I virkeligheten handler det om å flytte seg fra oppgave til oppgave i rasende tempo. Et hvert oppgaveskifte innebærer det jeg omtaler som “riggekostnader”, altså tid og mental energi som går med til å reetablere seg i en ny kontekst. Jeg tror “multitaskere” har potensiale til å bli enda flinkere i det de gjør ved i større grad å jobbe isolert med en og en oppgave og beskytte seg mot avbrudd.

Den som fortsatt er i tvil om ulempene ved forsøk på multitasking kan ta en titt på denne forskningsartikkelen om temaet.

Forøvrig fikk jeg svært mange positive tilbakemeldinger under webdagene og hadde mange gode diskusjoner med folk som nok bruker e-post enda mer enn gjennomsnittet i Norge.

Sunni Brown tar visuelle notater live under Webdagene 2011. Foto: Eirik Helland Urke

Takk til Netlife Research ved spesielt Sesilie og Kjell Morten som ledet en prikkfri gjennomføring av arrangementet. Noe av det mest fascinerende å oppleve var Sunni Brown sine visuelle teknikk for å ta forelesningsnotater. Dette demonstrerte hun live under flere av de engelskspråklige foredragene.

Hva er egentlig innbokskontroll?

Denne uken holder jeg 3 foredrag i Oslo om innbokskontroll. Både Webdagenes gjester og medlemmene av Oslo GTD gathering får høre om metoden. Her er et lite overblikk for de som ikke får med seg foredragene.

Før jeg skapte begrepet innbokskontroll, leste jeg flere selvhjelpsbøker om å redusere stress og bedre produktivitet. Den som trolig er mest kjent i Norge er Få ting gjort (Getting things done) av David Allen.

Alle disse bøkene kretser egentlig rundt tre hovedprinsipp:

1. Ha et system hvor du har oversikt over dine uløste oppgaver for å slippe å ha dem i hodet.

2. Bekjemp din egen utsettelsesatferd.

3. Unngå avbrudd for å skape gode arbeidssituasjoner.

Også i metoden innbokskontroll er disse tre prinsippene bærende. Den største forskjellen i forhold til andre metoder er at jeg anbefaler å bruke e-postens innboks som stedet for de uløste oppgavene. Dermed slipper man å etablere nye systemer, ny programvare eller nye tekniske duppeditter. Du bruker de systemene du allerede har. Den praktiske korte definisjonen av innbokskontroll blir da slik:

Du har få meldinger i innboksen, og du har kontroll med at meldingene der blir håndtert i tide.

Når innboksen defineres som en oppgaveliste endrer det drastisk din egen tilnærming til innboksen. Du slår deg ikke lenger til ro med å kikke over innkommende e-post og la den bli liggende og hope seg opp. Raskt legger du deg til en vane der du fjerner e-post fortløpende fra innboksen. Enten ved å gjøre de oppgavene som er knyttet til e-posten, eller ved å slette/arkivere e-posten.

Mange tror at dette betyr at man må bruke enda mer tid på e-post. Det må man ikke. Sannheten er at man med en full innboks bruker langt mer tid på hver enkelt e-post. Dette fordi man stadig vekk må “bla” seg gjennom e-posten som ligger der fra før. Gammel e-post dukker dermed opp i bevisstheten gang på gang, uten at den blir ferdighåndtert. Tid/oppmerksomhet brukt per e-post blir dermed langt mer enn om du ferdighåndterer en e-post ved første gangs lesning.

Hverken et fullt skrivebord eller en full innboks gir god oversikt over uløste oppgaver

“Jeg kan ikke håndtere all den e-posten jeg får” er det mange som sier. Jeg vil påstå at “å ikke håndtere” er også en form for håndtering. Når e-posten hoper seg opp i innboksen har du i realiteten valgt vekk å gjøre noe i forhold til de e-postene som forsvinner ned på lista. Et slikt valg kan være svært riktig. Det er mange e-poster som ikke fortjener særlig oppmerksomhet fra deg. Poenget er at dette valget bør du gjøre bevisst, slik at du ikke tilfeldigvis mister ut e-poster du absolutt bør gjøre noe i forhold til.

Jeg definerer “innboks” som “en samling uløste oppgaver”. Etter denne definisjonen har vi mange andre innbokser enn e-post-innboksen. Også sms-innboksen på telefonen, plastikkurven på skrivebordet, skrivebordet selv, kjøkkenbenken hjemme, skittentøyskurven m.m. er eksempler på innbokser. Metoden brukes med samme hell overfor disse innboksene: La kun uløste oppgaver bli igjen i innboksen, fjern alt annet. Kjenn igjen og bekjemp din egen utsettelsesatferd.

Trenger du en oppskrift for en rask start? Ta en kikk på Quick-fix for full innboks. Lykke til!

Gode råd om innboksen til studenter fra Dagens Næringsliv?

“Orden i innboksen – steg for steg” var den svært lovende forsidehenvisningen på Dagens Næringsliv 22.august. Over 4 sider i magasinet “DN Talent” som er rettet mot studenter, tips om hvordan de kan holde innboksen ryddig.

Lovende forsidehenvisning i Dagens Næringsliv, 22.08.11

Skuffet må jeg konstatere at DN-artikkelen ikke hjelper studentene med de viktigste grepene for å holde innboksene liten og oversiktlig:

- forholde seg til innkommende e-post som uløste oppgaver

- unngå utsettelsesatferd

.

Den uviktige e-posten er ikke problemet

Utover det som nok for de aller fleste studentene er overflødige tips om hvordan man oppretter mapper i Hotmail og etiketter i G-mail, gir DN tips om hvordan man kan få den uviktige e-posten vekk fra innboksen. Blant annet ved bruk av “prioritert innboks” hos G-mail (akkurat det har jeg spesifikt frarådet i tidligere bloggpost), ved bruk av filterfunksjoner eller massehandlinger (flytte all e-post fra samme mottager samtidig til en mappe f.eks.).

Saken er bare den at det er ikke den uviktige e-posten som skaper fulle innbokser. Uviktig e-post fjernes raskt fra innboksen, også ved manuell sletting. Det er den viktige e-posten som hoper seg opp. Den som inneholder uløste oppgaver vi utsetter, eller e-post med viktig informasjon som vi tror det er lurt å ta vare på i innboksen. Enkle grep for å bekjempe utsettelsesatferd er langt viktigere å fokusere på.

Stjerner eller flagg?

DN foreslår også stjerne- eller flaggmerking av viktig e-post som trenger oppfølging. Dette har jeg også spesifikt frarådet i en tidligere bloggpost. Hvorfor? Det er et lang mer kraftfullt verktøy å la plassen i innboksen i seg selv fortelle deg at meldingen trenger oppfølging, heller enn at du aktivt må velge ut hvilke e-poster som trenger oppfølging. Jeg foreslår omvendt bevisbyrde: En e-post krever din oppfølging til det motsatte er bevist. Bevisførselen sluttføres ved at du enten arkiverer eller sletter e-posten. Dette sikrer etterrettelighet og gjør innboksen din trygg. I en trygg innboks blir alle oppgaver håndtert i riktig tid.

Prioritering etter hastegrad?

Fargekoding i ulik hastegrad fungerer heller ikke. Hvorfor ikke? Jo fordi innstrømmen av nye oppgaver (e-poster) pågår kontinuerlig, og følgelig får alle hastegrader kontinuerlig påfyll. Dermed rekker du aldri å gjøre deg ferdig med “haster” før det fylles på med nye oppgaver som også “haster”. “Til senere” kommer du da aldri.

Innbokskontroll fungerer også for studenter

Det enkle er ofte det beste. Reserver innboksen for uløste oppgaver, slett eller arkiver resten. På denne bloggen har vi tidligere hørt om hvordan det kan fungere på en IB-skole med høyt e-post volum.

Kjære studenter: Ta i bruk innbokskontroll og ta med deg en god vane videre i livet. Lykke til!

Workshop om Innbokskontroll i Oslo, 14.september 2011

Den som har lyst til å lære seg innbokskontroll, har sjansen under webdagene.no, 14.september i år. Det blir en intim workshop på to timer der målet er at alle deltagerne skal ha lært seg metoden før de går hjem.

Innbokskontroll læres best hands-on der man selv jobber med sin egen innboks under kurset. Ta derfor gjerne med din egen laptop.

Innbokskontroll handler om mer enn e-post. Det handler om hvordan du lar informasjonssamfunnet og oppgavestrøm påvirke deg. Stress skapes av tanken på uløste oppgaver. Første steg for å fjerne slikt stress er å skaffe seg oversikt over de uløste oppgavene. Deretter handler det om å velge de riktige oppgavene. Endelig handler det om å unngå utsettelsesatferd for å faktisk få oppgavene gjort.

Alt dette har du altså muligheten for å lære i Oslo i høst. Programmet finner du her, og påmelding her. Vi ses!

Hvordan oppfører vi oss mot hverandre på internett?

De grusomme handlingene i Norge 22.juli 2011 har bragt flere enn meg ut av fatning. Så mange sider av denne tragedien og samfunnet rundt vil bli gjennomanalysert og gjennomdebattert i år fremover. Illgjerningsmannen har åpenbart brukt mye tid på internett og deltatt i diverse nettdebatter. Dette har blitt koblet mot det generelle debattklimaet i nettavisenes kommentarfelt og andre diskusjonfora.

Jeg er blant dem som ikke er altfor aktiv i debatter på internett. Jeg mener kommunikasjonsformen er dårlig egnet til å diskutere store uenigheter eller følelseladede tema. Det skriftlige mediet har helt enkelt ikke samme nyanseringsmuligheter man har i en samtale ansikt til ansikt. For å være sikker på at man får fram poengene sine bruker man gjerne ekstra sterke ord. Det er ingen forsinkelse fra man skriver til man kan publisere, og dermed glipper ofte ting litt raskt avgårde. I det man uttrykker noe har man ingen sosial kontroll som kan korrigere deg underveis mens du formulerer deg. Tilbakemeldingen får du først etter at du har uttrykt deg, og denne kan kanskje på samme måte ha tatt i bruk unødig krasse ord.

Resultatet blir fort et langt mer aggressivt debattklima enn man hadde hatt om man satt i en sofa og diskuterte ansikt til ansikt. Jeg husker jeg ble kjent med begrepet “flaming” allerede tidlig på 90-tallet. Det betød rett og slett utskjelling via internett, og var noe man ofte så etter relativt uskyldige e-post diskusjoner. Jeg har også sett e-post vekslinger innad i organisasjoner der det eneste rådet jeg kan gi er å avslutte e-post vekslingen så fort som mulig, og heller prøve å møtes til diskusjon ansikt til ansikt.

La meg lynraskt skyte inn at jeg med glede følger en del internett-skribenter som er flinke til å formulere seg, og som klarer å beholde roen og saklighetsnivået på imponerende vis. For mange andre er imidlertid dette vanskelig.

Jeg tror stemningen i hissige internett-debatter skaper stress hos mange. Det er ubehagelig å føle at man blir skjelt ut. Resultatet blir fort at de moderate forsvinner fra nettdebattene og kun de ekstreme som blir igjen.

For et bedre debattklima på internett, følg disse hovedprinsippene:

- unngå å karakterisere motstanderens argumenter eller synspunkter, kom heller med motargument og egne synspunkt

- argumenter mot det motstanderen faktisk har sagt, ikke synpunkter du kanskje tror han/hun har

- ville du sagt det samme om du satt ansikt til ansikt med personen du diskuterer med?