Trygg innboks gir rom for kreativitet og impulsivitet

Innbokskontroll gir deg bedre oversikt over uløste oppgaver, mindre tidsbruk på e-post og færre avbrudd. Det krever ingen nye programmer, ingen nye lister som skal føres, ingen nye oppgaver. Med en trygg innboks vil du få mer rom for kreativitet og impulsivitet da du kan stole på at trivialiteter og stress-genererende oppgaver ligger trygt i innboksen.

Onsdag 22.februar gleder jeg meg til å gi Kreative Søre Sunnmøre en kortversjon av foredraget om innbokskontroll på Nabolaget café i Volda. Kreative Søre Sunnmøre er en gruppe som har blitt til etter initiativ fra Vest-norsk filmsenter, og hvor folk i kreative yrker møtes, danner nye bekjentskaper og utveksler erfaringer. Gruppen har hashtag #kreativesore på Twitter.

Alle kan google, men vi gidder jo ikke å gjøre det hver dag. På http://alerts.google.com/ kan du lagre flere søk som så blir levert til deg på e-post hver gang det postes noe nytt som inneholder søkeordet. Selv har jeg for eksempel lagt inn “Innbokskontroll” som søkeord. Om noen skriver om innbokskontroll får jeg vite om det, noe som selvsagt er nyttig for meg.

Kanskje dette tipset kan spare deg for litt surfetid?

Den gode nyheten er at det ikke er så nøye med hvordan du gjør det. Viktigste redskap for å finne gammel e-post er uansett søket i e-posten. Moderne søkemotorer er så kraftige at du lett vil kunne avgrense søket slik at du finner akkurat den meldingen du er ute etter. Faktisk blir det hevdet at du bruker 3,4 x så lang tid på å finne en e-post (kilde: Baydin’s “Revive your inbox” kurs) ved å bla deg fram gjennom en mappestruktur sammenlignet med å bruke søk. Det viktigste er og blir at du fjerner håndterte oppgaver fra innboksen, så kan arkivet organiseres mer tilfeldig mens du gjør deg til venn med søkemotoren.

At søket er viktigere enn mappestrukturen blir også drøftet i denne bloggposten fra administrerende direktør i Microsoft Norge, Hege Skryseth.

For mange er denne erkjennelsen befriende. Bare det å tenke ut en mappeorganisering kan være krevende. Du prøver å gjenskape i mappestrukturen den måten du selv sorterer informasjon på. Men ettersom sammensetningen og mengden av informasjon stadig endres, vil også måten du sortere den på endres, og dermed blir mappestrukturen utdatert. Denne problemstillingen fikk vi belyst i filmen  High Fidelity fra 2000:

Dick: I guess it looks as if you're reorganizing your records. 
What is this, though? Chronological? 
Rob: No... 
Dick: Not alphabetical... 
Rob: Nope... 
Dick: What? 
Rob: Autobiographical. 
Dick: No fucking way.

I G-mail kommer man et stykke lenger ved at man bruker etiketter i stedet for mapper. Det åpner for at samme e-post kan ha flere etiketter, og dermed bli funnet ved hjelp av flere ulike sorteringsmåter. Å tildele mange etiketter kan fort ta mye tid. Heldigvis er det sånn i G-mail at nye meldinger i en allerede merket tråd tildeles etikettene fra den opprinnelige tråden, og dermed kan arkiveres med ett-klikk.

For mange vil det mest hensiktsmessige være å ha to mapper: Innboks og Arkiv. Selv syns jeg ikke man kommer helt utenom en mappe-/etikettstruktuer. Jeg er glad i å lage mange etiketter i G-mail, gjerne en egen etikett for små og avgrensede prosjekt der jeg trenger å ha oversikt over alt som er skrevet om saken. Andre etiketter er de som ikke kan fanges opp av et søk alene. Som f.eks. “En gang kanskje”, eller “Ferietips”. Som regel er det likevel søkemotoren jeg bruker når jeg skal finne spesifikke meldinger.

Hvilken mappe-/etikettstruktur foretrekker du?

Cirillo oppdaget at dette var en effektiv måte å sikre seg mot avbrudd, også da han var ferdig med studiene og skulle ut i arbeidslivet. Etterhvert utvidet han tomat-perioden til 25 minutter. En slik arbeidsøkt på 25 minutter kaller han “en tomat”. Alt arbeid han vil gjøre kan så deles opp i tomater. Cirillo har utivklet en hel metode rundt dette prinsippet. Hele metoden er godt beskrevet med gratis nedlastbar instruksjonsbok på www.pomodorotechnique.com. Anbefales!

Registrering

1. Gå til www.twitter.com og registrer deg. Velg et så kort brukernavn som mulig. Kallenavnet “stjeler” av de 140 tegn man har til rådighet ved postinger dersom du skal bli nevnt eller tiltalt direkte.

2. Knytt et ordentlig bilde til profilen din. Du bør være gjenkjennbar på bildet. På Twitter er det en åpen delingskultur der alt som smaker av anonymitet er uinteressant og blir ignorert. Du bør uansett unngå “twitter-egget” som er det profilbildet Twitter tildeler deg dersom du ikke selv laster opp et bilde.

3. Skriv på bioen din noe som forteller litt om deg selv. “Lærer, Holmestrand” er f.eks. en god beskrivelse, mens “Grip dagen” forteller lite om hvem du er. Å føye til litt om spesielle interesser gjør deg enda mer interessant for følgere.

4. Ikke kryss av for “protect your tweets”. Twitter er et medium for deling. Vil du være privat, gå et annet sted.

5. Kryss ikke av for at følgere må bli godkjent av deg. Igjen: Twitter er et medium for offentlig deling.

Følg folk og få følgere

6. Sørg for å legge ut noen tweets før du begynner å følge folk. Dette for at profilen din skal fremstå som troverdig i den fasen du har svært få følgere. En tweet kan bare inneholde 140 tegn. Dine første tweets kan være f.eks. en lenke til noe interessant du har lest på nettet, eller kommentarer til dagens nyhetsbilde, sport, kultur elle for den saks skyld reality-show,  eller ord om noe du selv har opplevd i det siste.

7. Følg gjerne fremmede folk. Den viktigste forskjellen mellom Twitter og Facebook er delingskulturen. Det er vanlig å følge og å bli fulgt av helt fremmede mennesker. Dette gir deg muligheten for økt kunnskap og innsikt, mye humor, men også mye støy. En følger på Twitter er ikke det samme som en “venn” på Facebook.

8. Kikk på lister for å finne aktuelle følgere. Når du klikker på profilen til en du kjenner, vil ofte denne personen være oppført på flere lister. Hvis du klikker på disse listene har du et godt utgangpsunkt for å finne folk. Ikke følg for mange, før du selv begynner å få følgere. Dersom du følger mange hundre, og selv knapt har følgere, vil du fremstå som mindre interessant å følge for andre. Gå gradvis frem. På www.ffnor.no finner du de mest populære anbefalingene av norske twitter-brukere. Se også pkt. 17 om hashtagen #ffnor.

9. Mange mener det er høflig å følge tilbake hvis du selv blir fulgt. Dette gjør du som du selv vil. Vær ikke redd for å følge mange. Mer om hvordan du håndterer det senere.

10. Unngå å følge spammere. Du kjenner igjen spammere ved at de (foreløbig) opptrer på engelsk, har langt færre følgere enn de selv følger, og både i bioen og i tweetsene sine vil ha deg til å klikke på suspekte lenker. Blir du fulgt av en slik spammer, unngå for all del å klikke på lenkene de tilbyr deg. Klikk gjerne på “block this person” hvis du er sikker på det er en spammer.

11. I den grad du selv skriver på Twitter, vil du selv få følgere etterhvert.

Å lese på Twitter

Etterhvert vil du følge svært mange. Her er tipsene for å sortere i informasjonsstrømmen.

12. Hovedoppslaget på twitter.com viser nyhetsstrømmen med postinger fra alle du følger. Jeg ser på denne som en pub der jeg kan stikke innom f.eks. under spesielle TV-porgram eller om jeg rett og slett vil følge med på tilfeldige samtaler. Her skjer det mye. Ha ingen ambisjoner om å få med deg alt! Jeg mener 5 minutt i uka er en passelig mengde å starte med.

13. [Endret 29/11-11 etter godt innspill fra @hilango] “RT” i en tweet betyr “retweeted”. Det er vanlig å “retweete” tweets man syns er særlig bra, og i så måte ligner det på Facebook sin “liker”. Det er imidlertid en viktig forskjell: Den egentlig betydningen er “dette bør du lese“. Det kan jo godt være noe du er uenig i, men som du syns belyser et poeng. F.eks. dersom du viser til at et politisk parti har sagt ditt eller datt og “dokumenterer” det med å “retweete” noe Erna Solberg en gang twitret om. Ofte kan man føye til noe ledsagende tekst, f.eks. “Enig!” før “RT” for å gi retweeten et personlig preg. Den personlige tilleggs-teksten er desto viktigere hvis du er uenig i innholdet, eller har en annen motivasjon for å retweete enn at du syns tweeten er veldig bra.

Du retweeter ved å holde muspekeren over aktuell tweet og velge “retweet”.

14. Favoritter. Ved å klikke på stjerna du ser nå musepekeren står over en melding, markerer du meldingen som favoritt, noe som blant annet gjør den lette å finne igjen senere. Lista over slike meldinger kan du finne ved å klikke på profil og velge fanen “Favorites”.

15. “@brukernavn” i starten på en tweet betyr at det er et svar på denne brukerens tidligere tweet. Om det står sist i tweeten er det som å skrive “kopi til”. Ved å klikke på den lille snakkeboblen til høyre i tweeten, får du opp tidligere tweets i “samtalen”.

16. [Endret 29/11-11 etter nyttig innspill fra @elgemannen] Les tweetene til de personene du syns er mest interessante ved å følge lister. Du kan lage dine egne, eller du kan følge andre lister. For å lage en liste går du først inn på profilen til en person, deretter klikker du på det lille “person-iconet”. Du får da en nedtrekksmeny hvor du velger “add to list”. Der kan du lage en ny, eller legge til på en liste du har laget. Du får lese denne listen ved å klikke på “lists” i hovedbildet. NB! Tweets fra personer på listen som er rette direkte til andre vil ikke komme opp når du følger en slik liste, hvis du ikke følger disse andre. Du kan legge til personer/bedrifter på lister uten å følge disse direkte fra din egen konto. Det betyr at de bare kommer opp når du leser listen din, ikke i din hovedstrøm.

17. Følg de temaene du finner mest interessante ved å følge søk. Når du søker i søkefeltet på twitter, får du opp tweets som inneholder søkeordet ditt. Du kan lagre dette søket for enkelt å få det opp senere. Selv har jeg for eksempel fast søk på ordet “innbokskontroll”. Du vil da få opp tweets med dette søkordet, uavhengig om du følger den som har skrevet tweeten eller ei.

18. “#” foran et ord på twitter kalles hashtag. Dette brukes til to ting:
- å merke alle tweets som omhandler et spesielt tema, f.eks. blir “#cupfinale” brukt mye i oktober/november. Ved å klikke på denne hashtagen, så vil du få opp et “søk” der meldinger som inneholder denne kommer opp. Hashtager som inneholder æøå kan ikke brukes til søk.
- å gi en slags oppsummering eller beskrivelse av det du mener, eller bakgrunnen for det du mener. F.eks. om noen ber om hjelp og avslutter med #takknemligforhjelp. På fredager ser man ofte hashtagen #ffnor. Dette betyr “follow friday norway” og er anbefalinger om folk å følge som twitter-brukere gir hverandre. Se også http://www.ffnor.no/

19. Når du har vent deg til innholdet på Twitter via www.twitter.com kan du begynne å ta i bruk egne twitter-program som lettere gir deg oversikt over dine lister og søk. Disse programmene kan du bruke både på smarttelefoner, nettbrett og laptoper/stasjonære. Hvilke program? Spør på Twitter! Du får garantert svar.

20. Vær forsiktig med å klikke på lenker i direktemeldinger der det ikke er ledsagene naturlig tekst på norsk. Dessverre sirkulerer det tidvis spam-meldinger der man genererer flere meldinger hvis man klikker på linken. Om du er så uheldig å gjøre det, skift passord på twitter-kontoen din!

Å skrive på Twitter

21. Terskelen for å poste på Twitter er langt lavere enn for eksempel på Facebook. Jeg syns du likevel skal sette som krav til deg selv at tweeten bør ha et minimum av interesse for noen, før du fyller opp nyhetsstrømmen til folk.

22. Dersom du svarer annen melding, er det viktig at du  bruker “reply” som kommer til syne når musepekeren står over meldingen. Da holder Twitter orden på meldingstråden slik at den kommer når noen trykker snakkebobla. Det blir klart hva meldingen er svar på, noe som kan være avgjørende for å forstå innholdet.

23. Dersom du har “@brukernavn” i en tweet, så vil brukeren det gjelder, bli spesiellt oppmerksom på denne tweeten. Alt etter innstillinger, vil hun kunne få en e-post om at hun har fått en tweet spesielt rettet til seg. Inne på Twitter kan hun også trykke på en egen fane for å alle slike tweets der navnet er nevnt. Dette kalles “mentions”.

24. Du kan sende direkte meldinger (DM) til en annen bruker ved å gå inn på profilen til vedkommende og klikke på bildet av en konvolutt. Du kan også skrive D brukernavn (obs ingen “@” her) direkte i statustfeltet til Twitter. NB! Du kan bare sende direktemeldinger til noen som følger deg. Meldingen “@brukernavn følg meg for DM” kan man ofte se på Twitter. F.eks. er det vanlig å utveksle telefonnr og/eller e-post via DM.

25. Ikke vær redd for å begi deg inn i samtaler med offentlige personer. Mange rikssynsere trives godt med å diskutere med vilt fremmede på Twitter.

26. La det alltid følge litt tekst med, dersom du sender lenker. Hvis du bare sender en lenke uten tekst, vil ikke folk klikke på den. Dels fordi de kanskje frykter det er en spam-lenke, dels fordi du ikke gir noe hint om hvorfor dette skulle være interessant.

27. Det ligger i menneskets natur å være nysgjerrige på tilbakemeldinger. Post derfor ikke tweets der du er spent på tilbakemeldingen like før du har tenkt å jobbe seriøst. Oppmerksomheten din vil da veldig lett bli dradd mot Twitter og tidstyveriet er i gang.

Lykke til! Følg meg gjerne som @jkippers på Twitter!

1. Gullstandarden ligger i skyen

Nettbasert lagring er vesentlig for å sikre universell backup, og en gyldig versjon. Ikke gjør deg avhengig av hvilken dings du kikker på kalenderen din fra. Om jeg mister min iphone eller laptopen får virus, så er kalenderen likevel sikret. Selv bruker jeg google calendar og er godt fornøyd med den. Den er fortløpende synkronisert til min iphone. I tillegg kan jeg dele kalenderen min med de jeg måtte ønske, for eksempel ektefelle og arbeidskolleger.

Dårlig brukergrensenitt på Iphone. Kanskje derfor jeg er avhengig av e-postmemo for å huske ting?

2. E-postmemo til innboksen

Av en eller annen mystisk grunn har jeg aldri klart å gjøre det til en vane å kikke på kalenderen min daglig. For å sikre at jeg husker avtaler, legger jeg derfor alltid inn e-postvarsel på avtaler jeg ikke kan tillate meg å glemme. E-postvarsel kvelden før møter på dagtid, eller på dagtid før møter på kveldstid. Med google calendar kan jeg lage så mange kalendere jeg vil. Den som viser hvor jeg skal være synkroniseres til min iphone, mens jeg har en egen memo-kalender der jeg legger ting jeg bare skal huske å gjøre.

3. Forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen

Selv om min iphone-kalender står i kontinuerlig synk til min google calendar (som er gullstandarden) er jeg forsiktig med å legge avtaler direkte inn i iphone-kalenderen. Dette fordi jeg da ikke får krysset av for e-postvarsel. Om jeg sitter på et møte uten laptop tilgjengelig og vi har avtalt tid for neste møte, sender jeg e-post til meg selv i stedet for å legge det direkte inn i iphone-kalenderen. Dette for å heller senere legge det ordentlig inn i google-kalenderen der jeg sikrer varsling. Kanskje man med android-telefon kan legge inn e-post varsling direkte?

[Tilleggskommentar: Takket være tips fra Ottar Grimstad, har jeg nå funnet iPhone-appen Calengoo. Den er testet og fungerer utmerket, også til å legge inn nye avtaler med e-postvarsel.]

4. Ukentlig gjennomgang med den jeg bor sammen med

Hver søndag kommer det en e-post til meg med påminnelse om ukentlig gjennomgang. I løpet av søndag kveld setter jeg og min kone oss ned og går gjennom kalenderen. Selv om hun har tilgang til min kalender og kan kikke på den når hun måtte ønske, gir det en god mulighet til å både minne seg selv på ting, og å planlegge den kommende uka.

5. Flyreiseinformasjon direkte til kalender

Med konto hos f.eks. www.tripit.com kan du enkelt få informasjon fra flybilletter direkte inn i kalender. Når jeg har bestilt flybilletter og får info om reiserute etc. på e-post, kan denne e-posten helt enkelt videresendes til plans@tripit.com som sørger for at reisedetaljene med nøyaktig tidspunkt, flight nr etc. legger seg pent og pyntelig direkte inn i min google calendar.

Spesiell utfordring i NRK: Sendekritiske spørsmål som må besvares raskt – hvordan får man formidlet dem? Jeg fastholder at e-post bør reserveres til spørsmål med mer langsom puls, og at man må bruke andre kanaler (internt meldingssystem, sms, telefon) for ting av typen HASTER-HASTER-VIKTIG-VIKTIG. Det vesentlige er likevel å ha en avklart holdning innad i organisasjonen slik at det blir felles forventninger til akseptabel responstid.

Spennende for en landsens gutt å besøke Marienlyst for første gang. I tillegg til størrelsen har NRK en spesiell utfording knyttet til hastegrad ved formidling av informasjon. Ting kan være "sendekritisk"

Å la alle kanaler stå åpne med varsling av nye elementer, genererer svært hyppige avbrudd. Å tillate avbrudd ødelegger fokus, noe som gjør at du får gjort mindre og kan svekke kvaliteten på det du gjør.

Mitt råd er derfor å ta en skikkelig intern runde på hvilken kanal man alltid skal være tilgjengelig på for ting som virkelig haster, og med dette gi de enkelte mulighet til å skjerme seg for langt flere avbrudd.

Stress er alarmsystemet som setter kroppen i beredskap for å møte fare. Dette alarmsystemet er tilpasset vårt liv som steinaldermennesker der man kom seg ut av fare ved å enten flykte eller slåss. Hvilke farer står vi overfor i dag? Å ikke få gjort det man skulle ha gjort innebærer et ubehag for de fleste. Jo større gapet er mellom det vi faktisk får gjort og det vi skulle ha gjort, jo større blir ubehaget. Når vi mangler oversikt over hva vi skulle ha gjort, oppleves gapet som enda større. Det er tanken på uløste oppgaver som gir deg stress. Å skaffe seg oversikt over de uløste oppgavene er første skritt for å få de gjort.

Nøkkelspørsmålet er altså: Hvor har du oversikt over dine uløste oppgaver?

E-post innboksen er et kraftfullt verktøy til å skaffe deg oversikt over de uløste oppgavene. Svært mange oppgaver kommer til oss i form av en e-post. Ved å kun la e-post som krever handling fra deg bli liggende i innboksen har du en god oversikt over uløste oppgaver. Slett eller arkiver all annen e-post!

Denne metoden betyr ikke at du skal gå tungt inn og gjennomarbeide hver eneste e-post som kommer inn, slett ikke! Blir det for mange oppgaver må du prioritere vekk noen. Men det bør du gjøre som et aktivt valg, og ikke tilfeldighetene styre.

Det er tanken på uløste oppgaver som gir stress, ikke å utføre oppgaven i seg selv. Han som hadde ambisjon om å plukke 15 kurver jordbær er ved arbeidsdagens slutt mer stresset enn han som bare ville plukke 5. Dette selv om begge har jobbet like mye.