Under Webdagene 2011 hadde jeg både workshop på to timer og personlig 1:1-coaching med deltagere som ønsket det. I tillegg fikk jeg presentere innbokskontroll på 7 minutter under foredragsserien “5 kjappe”. Det er selvsagt for kort tid til å kunne gi en fullgod innføring i metoden, men mange poeng kom fram. Se videoen og presentasjonen her: http://webdagene.no/sesjoner/ta-kontroll-over-innboksen/
Blir man stresset av full innboks?
28. oktober 2011
E-post, Oppgavemestring Legg igjen en kommentar
De fleste har full innboks, de færreste av dette tenker på dette som et problem. De er jo vant til at det er slik. Hvorfor maser jeg da om at det gir mindre stress å ha innbokskontroll?
Stress er alarmsystemet som setter kroppen i beredskap for å møte fare. Dette alarmsystemet er tilpasset vårt liv som steinaldermennesker der man kom seg ut av fare ved å enten flykte eller slåss. Hvilke farer står vi overfor i dag? Å ikke få gjort det man skulle ha gjort innebærer et ubehag for de fleste. Jo større gapet er mellom det vi faktisk får gjort og det vi skulle ha gjort, jo større blir ubehaget. Når vi mangler oversikt over hva vi skulle ha gjort, oppleves gapet som enda større. Det er tanken på uløste oppgaver som gir deg stress. Å skaffe seg oversikt over de uløste oppgavene er første skritt for å få de gjort.
Nøkkelspørsmålet er altså: Hvor har du oversikt over dine uløste oppgaver?
E-post innboksen er et kraftfullt verktøy til å skaffe deg oversikt over de uløste oppgavene. Svært mange oppgaver kommer til oss i form av en e-post. Ved å kun la e-post som krever handling fra deg bli liggende i innboksen har du en god oversikt over uløste oppgaver. Slett eller arkiver all annen e-post!
Denne metoden betyr ikke at du skal gå tungt inn og gjennomarbeide hver eneste e-post som kommer inn, slett ikke! Blir det for mange oppgaver må du prioritere vekk noen. Men det bør du gjøre som et aktivt valg, og ikke tilfeldighetene styre.
Det er tanken på uløste oppgaver som gir stress, ikke å utføre oppgaven i seg selv. Han som hadde ambisjon om å plukke 15 kurver jordbær er ved arbeidsdagens slutt mer stresset enn han som bare ville plukke 5. Dette selv om begge har jobbet like mye.
Send e-post til deg selv – husk alt!
8. oktober 2011
E-post, Oppgavemestring 7 kommentarer
De som tar i bruk innbokskontroll trekker ofte fram “e-post til meg selv” som det som gir de mest ved metoden. Når innboksen er trygg (trygg innboks = det som havner i innboksen blir håndtert i tide) er den et glimrende sted å ta vare på ting du skal huske eller plutselige idéer. Det kan være du er på byen og låner 200 kr av en veninne du gjerne vil huske å betale tilbake, eller du kan være på vei hjem fra jobben og komme på noe du skulle ha gjort der og som du må huske til i morgen. Listen over mulige eksempler er uendelig.
Forutsetningen for å enkelt kunne sende e-post til seg selv er naturligvis at du har e-post programmet for hånden. Med smartphone er det aldri langt unna. Med egen app for akkurat dette formålet er muligheten for en rask e-post til seg selv enda nærmere. Fred-R Skau-Nilsen tipset meg om android-appen Email To Self som fikser dette.
Tre apper for rask e-post til deg selv på iPhone
Selv er jeg iPhone-bruker og har meget kjapt testet de 3 appene jeg fant for dette.
1. Mail Myself! (7 kr). Testvinner. Åpner iPhone sitt eget mailprogram med ferdig utfylt adressat (deg selv), klar til skriving. Du får ikke sette standard tittel på meldingen, men til gjengjeld kan du da la det du skulle huske stå som tittel. Når du er ferdig med meldingen står du i innboksen på iPhone sin innebygde e-post klient.
2. MailMe Text (14 kr). Dyrere, og etter min mening litt dårligere. Det åpner seg en egen mail-klient, ikke iPhones egen. Du setter standard tittel på meldingen, og skriver så det du skulle huske som innholdstekst. Når du er ferdig kommer det opp et litt irriterende vindu med mulighet til å skrive enda en ny melding, noe du sjelden har bruk for ved slike impuls-mailer.
3. Mail Myself (gratis). Gratis, men jeg fikk det ikke til å fungere. Brukte ikke mer enn ett minutt på å prøve, men mer tid burde det da heller ikke ta.
Hele forutsetningen for at dette skal fungerer er altså at innboksen din er trygg. Da har du til gjengjeld et kraftfullt verktøy for å huske alt – alltid.
