Innbokskontroll for Yngre Legers Forening

I går (21.okt 2010) holdt jeg et 50 minutters foredrag om innbokskontroll for tillitsvalgte i Yngre Legers Forening. Mange ga tilbakemelding om at dette var en metode de hadde tro på, og som de ville ta i bruk når de kom hjem. Til de av dere som var på forelesningen: Kom gjerne med tilbakemeldinger under denne bloggposten på hvordan det er å ta metoden i bruk! Innbokskontroll er lillebroren til Getting Things Done-metodikken som Morten Røvik underviser i Norge. Denne metodikken får bred omtale i VG Helg lørdag 23.oktober. Løp og kjøp!

“Yngre legers Forening” er en organiasjon for leger som er i spesialisering på sykehus, assistentleger. De behøver altså nødvendigvis ikke å være så fryktelig unge. Assistentleger på sykehus har en travel hverdag, og bombarderes av oppgaver fra mange ulike kanaler. Noe haster, mye kan vente, mye får man aldri bli gjort.

Det at du som assistentlege får så mange forskjellige typer oppgaver fra så mange forskjellige kanter, stiller ekstra store krav til å ha et bevisst forhold til hvor du samler opp de uløste oppgavene. Plastkurv på kontoret, lommer på frakken, timebok på poliklinikken, gule lapper ved journal-PC i akuttmottaket, sykehusets interne epost-system, ditt eget epostsystemt, notatbøker etc. etc. Bruk prinsippene fra Innbokskontroll-metodikken:

- identifiser dine innbokser
- hold tallet på innbokser så lavt som mulig
- behold bare uløste oppgaver i innboksen, fjern alle andre

Lykke til!

Quick-fix ved full innboks

De fleste jeg snakker om innboks med for første gang, har mange hundre meldinger, gjerne flere 1000, i sin epost-innboks. Noen bruker skillet mellom uleste og leste (det tror jeg ikke er lurt) for å beholde kontroll. De fleste har en opplevelse av at de har for mange meldinger der.

Hvordan får man kjapt orden på dette?

Det viktigste er å endre tankegangen din om innboksen. Den største feilen mange gjør er å beholde en epost i innboksen fordi eposten er betydningsfull og at man kanskje får bruk for den en dag. Behold kun eposter som krever handling fra deg i innboksen. Alle de andre arkiverer du, eller sletter. For å komme seg i rute med en slik tankegang kan du gjennomføre en quick-fix:

1. Lag en mappe eller en etikett (G-mail) som heter “gammel innboks”.

2. Flytt alle meldingene du har i innboksen over i den nye mappen. Disse meldingene er ikke borte!

3. Flytt evt. tilbake de meldingene du vet krever handling fra deg tilbake i innboksen

4. Fra nå av, se på innboksen som en oversikt over uløste oppgaver. Alt som ikke er en oppgave for deg, skal du enten slette eller arkivere. Husk at det å arkivere ikke betyr at meldingen er borte for godt! Alle epost-program, enten online eller offline, har så gode søkemuligheter at du raskt finner den fram igjen hvis du trenger den.

5. For å leve opp til pkt. 4, må du skille mellom oppgaveinformasjon og referanseinformasjon. Mail som du kanskje trenger informasjonen i, men som ikke krever handling fra deg, må arkiveres og ikke bli liggende å forstyrre i innboksen.

6. Mailer som krever handling fra deg, gjør du uten utsettelse.

Frykten for å glemme bort en oppgave, eller gå glipp av viktig informasjon, gjør at mange vegrer seg for å fjerne (slette/arkivere) mailer fra innboksen. Denne frykten gjør at det hoper seg opp mail i innboksen. Da mister man oversikten over mailene i innboksen, og det man ønsket å unngå er nettopp det som skjer: Oppgaver glemmes bort og man går glipp av viktig informasjon.

Klarer man å holde størrelsen på innboksen nede, oppnår man man å ha en trygg innboks. Det er en befriende følelse. Da kan man selv putte oppgaver i innboksen (jeg sender ofte mail til meg selv) og vite at oppgavene ligger der trygt. De blir tatt hånd om. Når de uløste oppgavene ligger trygt et sted, slipper man å tenke på dem hele tiden, og kan i stedet unne seg å nyte langsom tid.

Hvor mange e-poster har du i innboksen din?

Alt på nett – alltid

Alt jeg jobber med på data (utenom pasientdata og journaler) ligger på nett. Det gir meg

- sikker backup

- universell tilgang, uavhengig av hvilken datamaskin eller dings jeg bruker

- ryddig oversikt med lik mappestruktur jeg lett finner fram i, fra gang til gang, fra sted til sted

Jeg jobber mot dataene mine fra jobb, fra stua, fra mobil, fra ny hjemme-PC, fra gammel hjemme-PC, fra iPad, fra Internett-kaféer eller hvor det måtte være. For det meste jobber jeg direkte i nettbaserte program. Men av og til må jeg jobbe off-line med for eksempel Word. Da lagrer jeg filen i en mappe lokalt på PC’en som så synkroniseres til mappen i “min sky” på nettet.

Å ha sine egne data på denne måten kalles cloud-computing – data lagret “i en sky”. Jeg syns uttrykket nettbaserte dataløsninger er mer presis, om enn litt mere kjedelig. For å oppnå innbokskontroll, er det et viktig grep å sørge for at man i største mulig grad benytter nettbaserte dataløsninger. Da reduserer man antallet innbokser, og gjør referansearkivet sitt mer tilgjengelig. Man slipper i tillegg å bruke unødig energi på å bekymre seg for datakræsj eller tyverier. Mens jeg skriver dette innlegget er det forresten full fyr i rådhuset i Volda – en skremmende påminnelse om behovet for sikker lagring av data.

De fleste er vant til dette i forhold til mange ting. For eksempel nettbank. Denne har i sin natur vært lagret sentralt, og vi tenker ikke over det som spesielt at vi slipper å ta backup eller at virus på vår lokale PC kan ødelegge dataene i nettbanken. Facebook likeså. Selvsagt skal vi kunne logge oss på fra hvor som helst!

Med Google Documents ble dette prinsippet innført også i mer avansert databehandling. Google documents tilbyr en slags office-pakke der du både redigerer og lagrer i ditt personlige miljø på nettet. Dermed har du din frihet til å jobbe på dokumentene fra hvor som helst. I tillegg har du muligheten til å dele dokumentene med flere. Du kan velge om du vil gi de andre lesetilgang eller både lese- og skrivetilgang. Som nattlegevaktsjef er jeg ansvarlig for nattevaktsturnusen til et legekorps på 25 leger. Jeg lager listen i google documents. De andre kan lese, bare jeg kan skrive. Vaktlisten finnes bare i én versjon – den som er på nettet. Med 25 leger fordelt på 6 legekontor, er det viktig at det ikke oppstår forvirring rundt hva som er gjeldende versjon. Jeg har også benyttet google documents med stort hell i legeforeningen når vi har vært flere som har samarbeidet om utarbeidelsen av et dokument.

Jeg bruker altså Google documents til ting jeg tidligere brukte Microsoft Office til. Andre eksempler på nettbaserte løsninger er:

- Google calendar. Kontinuerlig synkronisering mot mobiltelefonens kalender.

- Evernote, notatprogram for iphone, PC og mac. Her jobber jeg med kreative prosjekt – som en kladdebok. Versjonen er alltid den samme, uansett hvor jeg logger meg på fra. Ekstra fordel at jeg kan bruke iphonen off-line f.eks. ombord i et fly.

- Runkeeper, treningsdagbok der inndata kommer fra min iPhone. Ta gjerne en titt på mine data.

- Picaza webalbum. Egne bilder på nett. Privat eller delt.

- SugarSync. Kontinuerlig backup av alle filer på en eller flere PC’er. Mulighet for å dele og samarbeide om mapper. Dropbox er en tjeneste av samme type.

Før du tar i bruk nye tjenester. Spør alltid deg selv om hvor dataene er – hva skjer om du mister mobiltelefonen/laptopen?

Anbefalt lesning: Morten Røviks bloggposter om synkronisering.